A pályázat során a kiírás szerint árajánlatot kell kérni minden 100 ezer Ft feletti eszközről. Lévén számos kérdés merült fel az ajánlatkérés idejével, folyamatával, benyújtásával kapcsolatban, segítségképpen a részleteiről jelen sorokban összeszedtünk további információkat és tanácsokat.

Elsődlegesen fontos tudni, hogy a 100 ezer Ft-os összeghatár tételenként (minden eszközre darabonként) és bruttó értékben értendő.

A pályázat során csak a 100 ezer Ft feletti eszközök piaci árát kell árajánlattal igazolni, azonban a bíráló bizottság az összes beszerzés viszonylatában ellenőriz(het)i, hogy piaci áron kerüljön beszerzésre. Ennek keretében ellenőrzi a költségterveket, és jelentősen túlárazott terméknél adott esetben támogathatja az eszköz beszerzését meghatározott maximum összegben.

Az árajánlatokat kizárólag az elszámolás részeként kell csatolni. A pályázás során elegendő nagyságrendileg pontos árakkal számolni a költségtervben, ezt interneten lehet ellenőrizni könnyedén. Nyertes pályázat esetén kell árajánlatot kérni több helyről, és a legalacsonyabb (vagy más szempontok figyelembevételével a legkedvezőbb) ajánlatot elfogadni és megrendelni. Ezen ajánlatokat kell majd az elszámoláshoz csatolni.

Amennyiben a véglegesen beszerzett eszköz ára eltér a jóváhagyott költségtervtől, az nem jelent gondot, az elszámolást megelőzően igazítható indokolható mértékben a költségterv. Ez ügyben fontos tudni, hogy nem lesz lehetőség olyan módosításra, ami a bizottság döntésének szándékával nem egyezik. (Ha jelzik egy eszköz beszerzésének a maximum költségét, akkor arra akkor sem lehetséges többet költeni, ha más eszközről a pályázó lemondana érte.)

Ugyanezek a szempontok érvényesek arra is, ha egy eszköz nem kapható, vagy kiderül hogy nem az a legmegfelelőbb, hasonlóra ezek cserélhetőek lesznek (a költségvetés megfelelő kétoldalúan aláírt módosításával).

Ha olyan eszköz beszerzése történik, amit egy forgalmazónál lehet megkapni, vagy kizárólagosság miatt vagy egyediség miatt, akkor hasonló felszereltségű eszközzel vagy külföldről való beszerzéssel lehetséges összehasonlítani. Teljesen egyedi hangszerek esetén (nem sorozatgyártott vagy a hangjában egyedi, például kézzel készített hangszer) egyedileg kell a piaci ár meghatározásáról megállapodni, ezzel a hangszerpalyazat@katolikus.hu-t kell keresni.

Árajánlatként elfogadható lesz minden a pályázó nevére szóló ajánlattétel, illetve minden olyan interneten vagy katalógusban nyilvánosan elérhető ajánlat is, amelynek nyilvános megrendelése az adott áron lehetséges. Ennek megfelelően tehát figyelembe vehető lesz árajánlatként webshop-os ajánlat, amennyiben az raktáron van és megvásárolható. Három ajánlatként figyelembe vehető ajánlatösszesítő oldal (árukereső, árgép) találata is, amennyiben az ott található (és érvényes ajánlatot tevő) áruházak száma minimum három, és abból a pályázó a legalacsonyabb árút kívánja megvásárolni.

Az árajánlatok tartalmazhatnak több terméket is, azonban ebben az esetben az összes ajánlattételnek azonos termékeket kell tartalmaznia, és így kell legyenek összehasonlíthatóak. Így lehetséges, hogy az egyik termék drágább a nyertes ajánlaton, mint más ajánlatokon, azonban a nyertes ajánlat összesítve kedvezőbb.

Az árajánlat alap esetben ha névre szóló, akkor a pályázó szervezet nevére kell szóljon, azonban minden olyan árajánlat elfogadható, ami olyan személynévre szól, akinek a neve valahol a pályázatban szerepel (pl. zenekar vezetője), vagy akinek a zenekarral való kapcsolata “tisztázott”. (például az árajánlathoz csatolt nyilatkozattétellel: “Nagy István” a zenekar technikusa, ő intézte az ajánlatkérést”.)

A pályázat vonatkozásában minden további nélkül lehetséges külföldről árajánlatot kérni illetve rendelni. Ez esetben az eszközt az személyre szóló ajánlattétel napján számított MNB napi középárfolyamon, illetve ha webshop ajánlatát kívánja a pályázó figyelembe venni (fent leírtak szerint) akkor a megrendelés napján aktuális ár átszámított MNB napi középárfolyamon kell összehasonlítani. (Azonos deviza esetén az átszámítás az összehasonlításhoz szükségtelen, azonban a költségvetés végleges módosításához (elszámoláskor) a számla kiállításának napján érvényes MNB középárfolyam lesz irányadó.) Külföldről beszerzett termékek esetében különös figyelmet kell fordítani az ÁFA törvény ide vonatkozó rendelkezéseire, betartására. Ennek ismerete és betartása a pályázó felelőssége!