A pályázati anyag összeállítási segédletéhez hasonlóan készítettünk egy praktikus beszámoló segédletet is.

Határidő: november 30.
Benyújtás módja: postán beküldve ÉS emailben
(Filharmónia Magyarország Nonprofit Kft. – 7626 Pécs, Felsővámház utca 52.)

A teljes beszámolót be kell küldeni emailben is a megszokott palyazat@filharmonia.hu címre. Az emailben küldöt beszámolóhoz csatoljátok a számlaösszesítőt excel (xls.. ) formátumban is, ez biztosítja, hogy olvasható legyen a végeredmény. (Ezt nyilván nem lehetséges aláírni, ezért az aláírt verziót is csatolni kell szkennelve pdf formátumban.)
Javasoljuk postán az ajánlott, elsőbbségi, tértivevény funkciókat.

A lent említett dokumentumokat (táblázat, megrendelő minta stb…) a Filharmónia kiküldte minden pályázati kapcsolattartónak. (Ha nincs meg, szóljatok és feltöltjük őket ide.)

Általános javaslat: Akinek bármikor is nehéz a plébánosának aláírását megszerezni, javasoljuk, hogy minden eredetiben beküldendő dokumentumból egyből két példányt írasson alá, és egyet tartson meg lefűzve a pályázati anyagba.

Szakmai beszámoló

Rövid, lényegre törő beszámoló szöveg a megvalósult beszerzésről, annak jelenlegi vagy remélt hasznosulásáról (mihez járul hozzá, miben segít). Formailag szabad. Mellékeljetek a megvásárolt hangszerekről 1-2 képet.

A dokumentumot aláírva, pecsételve, keltezve eredetiben kell megküldeni.

Pénzügyi beszámoló

FMO számlaösszesítő Excel

Ha nem kaptad volna meg emailben, letölthető INNEN

Értelemszerűen kitöltendő.

A tételeket a Felhalmozási kiadások sorba kell tenni számlánként, tehát minden számla egy sor.

Minden esetben az elszámolt összeg egyrészt csak az MKPK által kikötöttek szerint szerepeltethető, másrészt csak a ténylegesen kifizetett összeg. (Tehát ha kerekítésre került a végösszeg, minden esetben a kisebb értéket lehetséges csak beírni.)

A dokumentumot aláírva, pecsételve, keltezve eredetiben kell megküldeni.

SZÁMLÁK

Az FMO számlaösszesítőben szereplő összes számlát először záradékolni kell, majd fénymásolni, aztán hitelesíteni. (Ilyen sorrendben!)

Záradékolás:

• ráírni az eredeti számlára(2.2.1): “az árut hiánytalanul átvette“, aláírás, pecsét
• ráírni az eredeti számlára(2.2.2.): “Filharmónia Magyarország Nonprofit Kft. felé …… Ft (azaz ……….. forint) összegben a(z) ……….. iktatószámú okirat eredetében elszámolva” – ide a támogatás keretében elszámolt összegeket kell egy összegbe (számlánként) rávezetni. (FMO szlaösszesítő N sora)

Fénymásolás 🙂

Hitelesítés

MÁSOLATRA rávezetni ezt: “Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” + Dátum + Pecsét + aláírás. (Mindezt kb egy kupacba, a másolat egy szabad felületén bárhova. Segíti az aláírást, ha aránylag következetes helyen van. 🙂 )

A hitelesítés után az eredeti bizonylaton a záradék nem javítható. Amennyiben javítani kell, újra kell másolni és újra hitelesíteni. Igaznak kell tehát legyen az, hogy az eredetivel megegyező!

Több oldalas számla esetén a záradék csak a végösszeg oldalára kell, a hitelesítés minden oldalra. Két oldalas fénymásolat esetén mindkét oldalra.

Ha a számla nem Forint-ban került kiállításra:
Azon számlák esetében, amelyek nem forintban vannak kifejezve, a végösszegét és az elszámolni kívánt költség összegét a számlán a megjelölt teljesítés időpontjában érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett középárfolyamon kell forintra átszámítani.
(((A Magyar Nemzeti Bank által nem jegyzett pénznemben kiállított számla, számviteli bizonylat esetén az Európai Központi Bank által közzétett középárfolyamon kell euróra átváltani.)))
Az elszámolásba a számlák, számviteli bizonylatok (fenitek alapján számított) forintban kifejezett értékét kell beírni. A számlaösszesítőn a forintra való átszámítás során alkalmazott árfolyamot fel kell tüntetni, és a termék/szolgáltatás megnevezése oszlopba a számla tárgyát magyar nyelven kell beírni.

KIFIZETÉST IGAZOLÓ DOKUMENTUMOK MÁSOLATA

Ez lehet:
– Banki bizonylat
– Bankszámlaszám kivonat
– Pénztári kiadási bizonylat

Ha több tétel szerepel a dokumentumon, akkor az irreleváns tételek kifeketíthetőek, de a kezdő és záró pénzkészlet nem. Ha hosszabb a bizonylat, akkor érdemes megjelölni a pályázatban érintett tételeket. Hosszú banki kivonat esetén is mindenképpen az összes oldalát be kell küldeni a beszámoló részeként.

Bár az elszámolási útmutató ezt nem tartalmazza, általában a pályázatoknál szokták kérni, hogy ez is kerüljön záradékolásra (2.2.2. pont szerint), nem a pontosan megegyező összegekkel, hanem a kifizetési bizonylat szerint összesítve (Tehát ha a bizonylaton két számla összege van, akkor a kettő összegét szerepeltetve rajta). – ezért javasoljuk ezt is rávezetni.

Záradékolás után a számlákhoz hasonlóan másolni, hitelesíteni (oldalanként).

ESZKÖZ NYILVÁNTARTÁSI BIZONYLAT

Kettős könyvvitelt vezető összetettebb könyvelésű plébániáknak általában lesz automatikusan tárgyi eszköz kartonuk, amelyen szerepel minden adat illetve az aktiválás is. Ez megfelelő hitelesítve.

Mindenki másnak: üzembehelyezési jegyzőkönyv

Ha nem kaptad volna meg emailben, letölthető INNEN

MINDEN beszerzett eszközre kér a filharmónia üzembehelyezési jegyzőkönyvet. A tartozékok az eredeti hangszerrel/eszközzel egy kartonra vihetőek (szintetizátor, tok, állvány, pedál például), illetve ha volt beszerezve valamiből több egyforma, azokat is lehetséges csoportosítani (például 3 db. egyforma kottaállvány).

Az aktiválás időpontja a használatba vétel időpontja.

A várható használati időtől következő adatokat a könyvelő kell kitöltse. Ezek számviteli adatok, ne próbáljuk kitalálni, egyeznie kell a könyveléssel, annak pedig a számviteli szabályzattal. Ha itt valaki nagyon elveszne, kérjen segítséget emailben, vagy ha nincs például tárgyi eszköz nyilvántartása a plébániának, és el sem tudja képzelni, mi kerülhetne ide, akkor üresen kell hagyni.

Másolatot küldünk csak be, másolás után a fentiekben már készség szintre fejlesztett hitelesítéssel látjuk el az oldalakat.

Megrendelő

Minden olyan számlához kell, amely végösszege 100eft felett van. (Tehát nem tételenként kell érteni, hanem megrendelésenként!)

Minta megrendelő kitöltve és aláíratva kétoldalúan, (Ha nem kaptad volna meg emailben, letölthető INNEN )
vagy
Az internetes megrendelés és annak írásbeli visszaigazolása kinyomtatva (ez elég aláírás nélkül is).

Másolás, hitelesítés. (internetről kinyomtatott, ezért aláírás nélküli dokumentumot másolni nem kell értelemszerűen, de hitelesíteni igen.)

További kérdésekre adott válaszok, frissítések, kiegészítések hamarosan.